Uzmanlara göre, uzaktan online çalışma sistemine geçmeden önce, çalışanların ve yöneticilerin uzaktan çalışma politikalarını net bir şekilde belirlemeleri ve ilgili eğitimleri almaları gerekir. Her ne kadar önceden net bir çalışma politikasının ve ilgili eğitimlerin belirlenmesi tercih edilse de kriz zamanlarında veya hızla değişen diğer durumlarda, bu hazırlık aşaması mümkün olmayabilir. Böyle durumlarda, uzaktan online çalışanların katılımını ve verimliliğini arttırmak için hazırladığımız online sınıflarda gerçekleştirdiğimiz virtual eğitimler ile çok zaman kaybetmeden aksiyona geçebilirsiniz.
Uzaktan online çalışırken karşılaşılan zorluklar ve yöneticiler için çözüm önerileri
Uzaktan çalışmaya başlarken, ofis ortamında karşılaşılmamış zorluklar ile karşılaşılabilir. Yeni duruma adapte olma sürecinde gerekli virtual eğitimler alınmazsa, yüksek performans gösteren çalışanlar uzaktan çalışmaya başladıklarında verimlilikleri kaybedebilir. Uzaktan çalışmanın doğasında yer alan zorluklar ve etkili liderlerin başvurması gereken çözüm önerileri şunlardır:
Bilgilere erişim eksikliği: Uzaktan çalışmaya başlayanların ilk karşılaştıkları zorluk, bilgiye erişim süresidir. Çalışan sayısı 10 ile 100 arasında olan küçük şirketler bu konuda daha az sorun yaşarken, çalışan sayısı 100’ü hatta 1000’i aşkın olan firmalarda bilgiye ulaşım zorlaşır. Evden çalışanlar, basit olan sorulara cevap ararken bile çok fazla zaman kaybedebilirler.
Bilgi eksikliği yalnız iş akışını değil, kişiler arası iletişimi de etkiler. Örneğin, yoğun ve zorlu bir gün geçirdiğini bildiğiniz çalışma arkadaşınızdan gelen sert bir maili, onun stresli halinin doğal bir sonucu olarak görebilirsiniz. Aynı durumda, çalışma arkadaşınız durumu hakkında bilgi sahibi olmadığınızda, gelen sert mail iş ilişkilerinizi zedeleyebilir. Hem iş akışını hem de kişiler arası iş iletişiminizi sekteye uğratmamak için, uzaktan online çalışanlarınızın bilinçlendirilmesi gerekmektedir. Yaşamaları muhtemel zorluklar, onlara anlatılabilir ve kişiler arası iletişimlerini geliştirmek için yeni adımlar atılabilir.
2 saat süren Running Great Virtual Meetings eğitimimiz ile online gerçekleştirdiğiniz toplantıları nasıl daha verimli ve akıcı geçirebileceğinizi öğrenebilirsiniz. Ayrıca online toplantı araçlarını etkili kullanabilmek, iş hayatının bir rutini haline gelen toplantıları daha iyi yönetmek anlamına gelir.
Toplantı araçlarını etkili kullanabilmeniz için sizlere online sınıflarımızda sunduğumuz virtual eğitimler:
Slack Essentials - Virtual Class
Zoom Essentials - Virtual Class
Managing Online Meetings and Events with WebEx
Yüz yüze denetim eksikliği: Hem yöneticiler hem de çalışanları sıklıkla yüz yüze iletişim eksikliğinin doğurabileceği sorunlar ile ilgili endişelerini dile getirmektedir. Yöneticiler, çalışanların online çalışma metodunda çok fazla verimli çalışmadığı konusunda endişelenmektedir. Diğer yandan, birçok çalışan yönetimsel desteğe ve iletişime daha az erişim ile mücadele etmektedir.
Yüz yüze denetim eksikliğinin önüne geçebilmek için günlük check-in'ler oluşturabilirsiniz. Birçok başarılı yönetici, evden online çalışanları ile günlük bir görüşme yapar. Bu, çalışanlarınız işleri, son derece işbirlikçi bir takım olarak bitirebilmelerine yardımcı olur. Dikkat edilmesi gereken, çalışanların düzenli ve öngörülebilir işleri tamamlayabilmesi ve size danışabileceklerini görebilmeleridir. Leading Virtual Teams eğitimimiz ile uzaktan online çalışanlarınızı nasıl daha iyi yönlendirebileceğinizi zaman kaybetmeden öğrenebilirsiniz.
Ayrıca, ekip liderlerinin ekipleriyle birlikte alabilecekleri Productive Home Working eğitimi hem liderlerin hem de çalışanlarının endişelerini azaltacaktır. Online sınıflarda 3 saat süren virtual eğitimde, uzaktan online çalışanlar nasıl bir yol izlediklerinde verimli olduklarını öğrenecekler. Böylece, ekip liderlerinin beklediği verimliliğin ne olduğunu kavrayacaklar. Çalışanlar ise yöneticileri ile katıldıkları bu online eğitimde, yönetimin desteğini yanlarında hissedecekler.
İzolasyon: Yalnızlık, uzaktan online çalışma ile ilgili en yaygın şikayetlerden biridir. Uzaktan çalışanlar, ofiste kurdukları gayri resmi ilişkilerinden koparlar. Şirket içi çalışanlarla bağı kopan çalışanlar, aidiyet duygularını kaybedebilirler.
Evden çalışanların iletişimlerini dinamik tutmak için birkaç farklı iletişim teknolojisi seçeneği sunun. Yalnızca e-posta yetersizdir. Uzak çalışanlar, yüz yüze iletişimin kazandırdığı etkili iletişimi deneyimlemeye devam edebilmelidir. Ekip içi video konferansların birçok avantajı vardır: karşılıklı bilgi akışı, görsel iletişimin gerçekleşmesi ve aynı zamanda video konferanslar ekipler arasındaki tecrit duygusunu azaltmaya yardımcı olur. Video, özellikle yazılı veya sesli iletişimden daha kişisel hissettirdiği için karmaşık veya hassas konuşmalar için de kullanışlıdır.
Ancak uzun süren videolu toplantılardan daha hızlı bilgi alınması gereken durumlar da vardır. Bu durumlar için, daha basit ve zamana duyarlı iletişim sağlayan e-mailler veya Microsoft Teams gibi mobil uyumlu iletişim sistemleri de kullanılabilir. Tüm bu sistemlerin verimli ve güvenli kullanılabilmesi için çalışanların ve yöneticilerin kısa bir eğitimden geçmeleri gerekir.
Using Email to Communicate Effectively eğitimi
Office 365 - Microsoft Teams Essentials eğitimi
İş ilişkilerini dinamik tutacak toplantıların yanı sıra, çalışanların kariyer gelişimlerini destekleyebilir ve onları online sınıflarda organize edilen virtual eğitimlere yönlendirebilirsiniz. Şirketlerin çalışanlarına sunduğu online eğitim olanakları yalnızca çalışanların aidiyet duygularını desteklemekle kalmaz, onları yaptıkları iş alanında daha bilgili ve verimli hale getirir.
Örneğin: Uzaktan online çalışma sistemi beraberinde birçok siber güvenlik tehditi getiriyor. Aidiyet duygusunu kaybetmesini istemediğiniz IT çalışanlarınız için virtual siber güvenlik eğitimlerimizi alabilirsiniz. Bu sayede, hem oluşan yeni tehditlere karşı çalışanlarınızın donanımını arttırmış olur hem de onların aidiyet duygularını kaybetmemiş olursunuz.
Çalışanlarınızı online çalışırken de desteklemek için virtual eğitim teşvikleri yanı sıra duygusal destek de sunmalısınız. Özellikle uzaktan online çalışmaya ani bir geçiş yapıldığında yöneticilerin oluşabilecek stresi kabul etmeleri, çalışanların endişelerini dinlemeleri ve onların mücadeleleriyle empati kurmaları önemlidir. Uzakta çalışmaya başlayan çalışanlarınızdan biri açıkça mücadele ediyor, ancak stres ya da kaygı hissettirmiyorsa, onlara bunu nasıl yaptıklarını sorun. “Bu uzaktan çalışma durumu şu ana kadar sizin için nasıl çalışıyor?” gibi genel bir soru bile, başka şekilde öğrenemeyeceğiniz önemli bilgileri ortaya çıkarabilir. Soruyu sorduktan sonra, yanıtları dikkatle dinlediğinizden ve kısa bir süre içinde çalışanlarınıza geri bildirim verdiğinizden emin olun. Bırakın çalışanın stresi veya endişeleri (kendiniz değil) bu konuşmanın odak noktası olsun.
Duygusal zeka üzerine yapılan araştırmalar; çalışanların ani değişikliklere veya kriz durumlarına nasıl tepki vereceklerini, yöneticilerden alınan ip uçlarıyla öngörülebileceğini gösteriyor. Eğer bir yönetici stres ve çaresizlik hissettirirse, çalışanların yeni duruma adapte olma süreleri uzuyor. Etkili liderler, çalışanların zor koşullarda hissettikleri stresi ve kaygıyı kabul eden iki yönlü bir yaklaşım benimsemekte, aynı zamanda “buna sahibiz” veya “bu gibi” ifadelerini kullanarak ekiplerine olan güvenlerini teyit etmektedir. Yöneticilerin çalışanlarına sağlayabileceği ufak desteklerle, çalışanlar amaca sahip olma ve odaklanma duygusuyla yeni duruma daha kolay adapte olabiliyor. Managing in a Crisis ve An Evidence Based Agile Approach to Organisational Crisis Management virtual eğitimlerimiz ile yöneticilerin kriz anlarında nasıl bir yol izleyebileceğini anlatıyoruz.
Online sınıflarda organize ettiğimiz virtual eğitimlerimizi evinizden çıkmadan, alanında uzman eğitmenlerden alabilir kendiniz ve şirketiniz için en doğru adımları atabilirsiniz.
Detaylı bilgi için bize ulaşın:
info@bilginc.com
+90 212 282 77 00